Börja med elektronisk fakturahantering

Om ditt företag ännu inte börjat med elektronisk fakturahantering så är det hög tid att ni åtminstone börjar kolla in om det är något för er. Faktum är att de allra flesta företag, vare sig de är små eller stora, kan skaffa sig stora fördelar med EFH.

Hur går processen då till?

Kortfattat kan man säga att om företaget ska ta emot en faktura så fångas den först upp av systemet för elektronisk fakturahantering för att skannas av efter relevant information. Informationen skickas sedan vidare till företagets egna system för hantering och arkivering av fakturan. Systemet går att ställas in på många olika sätt och med många olika typer av varningsflaggor, ifall ett belopp eller ett kontonummer inte stämmer. Fördelarna med detta system är många. Här är några exempel:

1. Elektronisk fakturahantering går snabbare

Att processen för att ta emot eller skicka e-fakturor går snabbare är kanske den främsta fördelen. Genom att hantera fler dokument sparar företaget tid och även pengar. Ofta får man tillbaka pengarna från sin investering i programmet på bara några månader.

2. Personalen kan ägna sig åt annat

Personalen brukar kallas för ett företags mest värdefulla tillgång. Istället för att hantera fakturor, kan man nu sätta de anställda på att ta hand om kunder eller ägna sig åt företagets riktiga verksamhet. Detta skapar en mer stimulerande vardag för personalen, men är också värdefullt för företaget.

3. Man gör en insats för miljön

I och med att man minskar mängden papper man hanterar, gör man en betydande insats för miljön i det långa loppet. Eftersom även arkiveringen kan skötas på elektronisk väg, behöver man i princip aldrig skriva ut några fakturor eller ordrar. Man tar dessutom upp mindre utrymmer på kontoret, vilket kan innebära att hela verksamheten slimmas och effektiviseras.

Läs gärna även vårt tidigare inlägg om effektiv fakturahantering.

Enklare hantering och bättre överblick med elektroniska fakturor

Allt fler större företag erbjuder betalning via elektroniska fakturor som ersättning eller komplement till räkningar av papper, något som länge efterfrågats. Men det är först nu som systemet vunnit allmän spridning. Elektroniska fakturor är betydligt smidigare och mer lätthanterbara än pappersfakturor. Bara att slippa hålla reda på alla OCR-nummer är ett starkt argument för merparten av de som betalar sina räkningar för egen maskin. Vidare så elimineras risken för att tappa bort fakturan, missa betalning och drabbas av försmädliga förseningsavgifter.  Något som är skrämmande lätt hänt, särskilt för de som har många räkningar att ta itu med varje månad. Men det tar inte slut där:

Bra för miljön

En solklar fördel med elektroniska fakturor (som borde vara skäl nog att helt överge pappersfakturor) är att de är skonsamma för miljön. 

Inga träd behöver fällas, inga fler skraltiga pappersbruk och inga onödiga transporter med tåg, bil, flyg för all leverera all post. Totalt används 35% av den årliga skövlingen av världens skogar till just papper, vilket är lika med 4 miljarder träd (källa). Detta är skrämmande volymer som innebär storskaliga effekter för både natur, djur och människor.

Då avverkningen av skog ökat med 400% de senaste 40 åren pratar vi om problem som är svåra att överblicka. Anledningarna till denna ökningen är många, dokumenthanteringsföretaget Readsoft rapporterar bland annat att en pappersfaktura kopieras cirka 5-11 gånger under sin livstid (källa).. 

Nu har vi dessvärre inte lyckats lista ut hur mycket skog som försvinner varje år för att framställa just papper till räkningar, påminnelser och betalningsanvisningar, men det handlar förmodligen om 

Överblick

Elektroniska fakturor sparas alltid automatiskt hos din internetbank i minst 18 månader, vilket gäller för alla banker. Det här ger avsevärt bättre möjligheter att skapa en förteckning över kostnader och en tillförlitlig budget. Dessutom är det alltid möjligt att gå tillbaka och undersöka ifall några tveksamheter eller problem skulle uppstå.

Inga geografiska restriktioner och bättre kontroll
Elektroniska fakturor kan betalas var du än befinner dig, allt som behövs är hyfsad uppkoppling. Något som definitivt underlättar för personer som är på resande fot en stor del av sin tid. Tidigare hade alternativet varit att välja autogiro.

En mindre bra lösning då kostnaderna kan vara olika från månad till månad. Det blir också betydligt enklare att stoppa en betalning om så skulle behövas då man måste godkänna alla betalningar innan några pengar dras från det aktuella kontot. 

Källa 1 

http://web.archive.org/web/20070619104819/http://www.ecology.com/feature-stories/paper-chase/index.html

Källa 2 

http://se.readsoft.com/docs/default-source/investors/readsoft_ir-presentation_q3-2009_se.pdf

Trailer: An Inconvenient Truth

Obligatorisk film att se?

Fakturahantering som är effektiv

Ny månad, perfekt för att starta upp med ett redigt första inlägg som handlar om hanteringen av fakturor.

Att hantera fakturor är något som för många företag tar upp en onödigt stor mängd tid och resurser. En del använder sig fortfarande av fysiska fakturor i pappersform, vilket slösar med miljöresurser och också innebär en hel del onödiga kostnader.

Att lagra fakturorna är också ett problem, eftersom man måste organisera och förvara dem i rum i endast detta syfte. Att istället hantera fakturorna på elektronisk väg gör att man slipper problemen med lagring och arkivering eftersom även detta kan göras genom olika molntjänster.

Processen med att skicka och ta emot fakturor blir enklare

Framförallt är det dock själva processen med att skicka och ta emot fakturor som blir enklare. E-fakturor kräver ingen postgång eller manuell hantering utan kan enkelt skötas via sofistikerade program. 

Via denna teknikkan man enkelt skicka ut fakturor till alla mottagare eftersom portalen på egen hand omvandlar de elektroniska fakturorna till rätt format. Elektronisk fakturahantering fungerar för både sändare och mottagare och är något som blir allt vanligare. När de flesta överger den manuella hanteringen, går processen än smidigare eftersom man till slut kan ha samtliga kunder eller leverantörer inlagda i systemet.

Är denna typ av fakturahantering dyr?

Faktum är att de flesta företag inom något år har sparat in de pengar de lagt ner på att börja med detta system. Man använder inte bara sina personalresurser på ett effektivare sätt, utan man kan också lättare betala och ta emot betalningar samt skaffa sig en tydlig överblick över hela processen.

Detta inkluderar också arkivering genom molntjänster, vilket gör att man snabbt kan söka efter en viss order eller ett visst dokument.

Eftersom systemet också går att anpassa så att man blir notifierad om en faktura innehåller inkorrekta uppgifter, minskar man också riskerna som kan finnas med manuell hantering av fakturor.

FIRST

Första blogginlägget.

Testarmeddelande. 

Testar funktionerna på bloggen.

Test test test test

1. Lista 1

• Lista 2

Citat